Stel je voor: een medewerker vraagt zijn leidinggevende toestemming voor een bepaalde aanpak. Die geeft akkoord. Even later spreekt de directeur dezelfde medewerker en verbiedt precies die aanpak. Wat moet de medewerker nu doen? Wie heeft er gelijk? En belangrijker: wie bepaalt uiteindelijk het beleid?
Het klinkt misschien als een uitzonderlijke situatie. Toch komt dit vaker voor dan je denkt. Vooral binnen familiebedrijven kan het behoorlijk ingewikkeld worden. Maar ook in grotere organisaties ontstaan problemen wanneer leidinggevenden elkaar tegenspreken. De gevolgen zijn vaak groter dan je vooraf verwacht.
Twee kapiteins op één schip
Binnen familiebedrijven lopen zakelijke en persoonlijke relaties soms ongemerkt door elkaar. Een vader en zoon runnen samen een onderneming. Of partners verdelen de dagelijkse leiding. Ze hebben allebei hun eigen ideeën en overtuigingen. Dat is op zichzelf prima. Verschillende inzichten kunnen een bedrijf juist verder helpen.
Het probleem ontstaat wanneer die verschillen rechtstreeks bij medewerkers terechtkomen. De ene eigenaar maakt een afspraak terwijl de andere deze zonder overleg terugdraait. Medewerkers krijgen daardoor tegenstrijdige opdrachten en weten niet meer waar ze aan toe zijn.
Ook buiten familiebedrijven gebeurt dit. Een leidinggevende maakt afspraken met zijn team, waarna een hoger geplaatste manager deze zelfstandig verandert. Soms weet de leidinggevende daar niet eens van.
Het gevolg? Medewerkers raken onzeker, afspraken verliezen hun waarde en het vertrouwen in de leiding neemt af.
Het pappa-en-mamma-effect
Ik noem een ander gevolg hiervan het pappa-en-mamma-effect. Vrijwel iedereen kent het principe uit zijn jeugd. Als je bij je vader geen toestemming krijgt, probeer je het gewoon bij je moeder. Misschien krijg je daar wel het antwoord waarop je hoopte.
Binnen bedrijven werkt dat precies zo.
Een medewerker die bij zijn leidinggevende nul op het rekest krijgt, stapt vervolgens naar diens meerdere. Die vertelt zijn verhaal misschien net iets anders of hoopt op een soepeler antwoord. Wanneer de meerdere vervolgens toestemming geeft, heeft de medewerker zijn zin gekregen.
Dat lijkt op korte termijn misschien onschuldig. Op langere termijn ontstaan er echter problemen. Medewerkers ontdekken wie het gemakkelijkst meegaat in hun wensen. Zo ontstaan onbedoeld eilandjes binnen de organisatie. De ene groep zoekt steun bij de ene leidinggevende, terwijl de andere groep zich achter een ander schaart.
Voor je het weet, gaat er meer energie naar onderlinge verhoudingen dan naar het werk zelf.
Spreek met één mond
Hoe voorkom je dit? De oplossing begint bij duidelijke afspraken tussen degenen die leidinggeven.
Spreek onderling af wie verantwoordelijk is voor welke beslissingen. Zorg ervoor dat medewerkers weten bij wie ze terechtkunnen. Maak bovendien duidelijk dat afspraken niet zomaar door een ander worden gewijzigd.
Dat betekent niet dat leidinggevenden nooit van mening mogen verschillen. Integendeel. Verschillende inzichten horen bij goed ondernemerschap. Bespreek die verschillen alleen eerst onderling, voordat je een besluit naar medewerkers communiceert.
Wil je een bestaande afspraak veranderen? Informeer dan ook de betrokken leidinggevende. Zo voorkom je dat medewerkers tussen verschillende standpunten terechtkomen.
Wijs daarnaast één persoon aan die verantwoordelijk is voor de communicatie over bepaalde onderwerpen. Dat voorkomt verwarring en zorgt ervoor dat iedereen dezelfde informatie ontvangt.
Duidelijkheid geeft vertrouwen
Medewerkers hoeven het niet altijd eens te zijn met een besluit. Ze moeten wel kunnen vertrouwen op de duidelijkheid en consistentie ervan.
Als leidinggevenden elkaar openlijk tegenspreken, ondermijnen ze onbedoeld hun eigen gezag. Wanneer ze afspraken respecteren en veranderingen samen communiceren, ontstaat er juist rust.
Reactie plaatsen
Reacties